Cobro de Inventarios

Bienvenido al Manual de Operaciones para el Procedimiento de Ajuste de Inventarios y Cobro por Faltantes de ATIMASA. Este documento tiene como objetivo estandarizar y regular los lineamientos, controles y responsabilidades para minimizar pérdidas y asegurar una gestión eficiente de inventarios en las Estaciones de Servicios.

Objetivo

• Establecer políticas claras para el procedimiento de ajustes de inventarios y cobros por faltantes.
• Minimizar pérdidas, detectar de forma temprana faltantes y aplicar medidas correctivas oportunas.

Alcance

Este procedimiento es de aplicación obligatoria para todos los colaboradores de ATIMASA que tengan responsabilidad directa o indirecta en el manejo y control de inventarios de tiendas, promociones y/o lubricantes.

Vigencia

El presente manual entra en vigencia desde la fecha de su publicación y permanecerá activo hasta su modificación formal.

Responsabilidades

• Gerencia de Operaciones: Difundir esta política y sus actualizaciones.
• Jefaturas o Gerencias de Área: Asegurar el cumplimiento y aplicación de esta política por parte de su equipo.

Condiciones Generales

• Se consideran inventarios todos los productos y servicios disponibles en las estaciones destinados a la venta, promociones o prestación de servicios.
• La política de ATIMASA establece tolerancia cero frente a faltantes de inventario, siempre que se hayan aplicado los controles establecidos.
• La toma de inventarios corresponde al conteo físico de artículos en un momento determinado.
• La variación de inventarios se refiere a la diferencia entre el conteo físico y lo registrado en los sistemas, pudiendo ser faltantes o sobrantes.

Inventarios Diarios (Turno a Turno)

Realizados por los cajeros sobre los productos bajo su custodia. Supervisados por el Gerente de Estación o Soporte, según la asignación operativa. En caso de faltantes:

• Identificado el responsable, se ejecutará el cobro inmediato.
• Si se detecta mala práctica, y el cobro se realiza mediante carta de descuento, notificación por correo a:
  • Supervisor de Administración: JHurtadoV@atimasa.com.ec
  • Analista de Siniestros: DCoelloA@atimasa.com.ec
  • Analista de Inventarios: JromeroCh@primax.com
  • Analista de cierre de caja: VGomezC@atimasa.com.ec
  • Jefe de Operaciones.

Inventarios Aleatorios

• Realizados periódicamente por el Gerente de Estación/Soporte o equipo de Inventario de Operación directa, enfocados por artículo o categoría.
• Analizados junto al Jefe de Operaciones para detectar tendencias irregulares.
• Si se evidencian faltantes vinculados a personal, se procederá con la separación inmediata del colaborador y cobro de los valores mediante carta de descuento.

Inventarios Totales

• Ejecutados por el Departamento de Control Interno, sin notificación previa a la Estación.
• Los resultados se entregan a la estación dentro de las 48 horas posteriores a la toma.
• La estación debe responder en un plazo no mayor a 48 horas con:
  • Reconteo físico.
  • Evidencia correspondiente.
  • Plan de acción correctivo, en caso de diferencias no justificadas.

Periodicidad de los Inventarios

• Revisar la matriz de procedimientos para aplicar los controles de inventarios.
• La Gerencia de Estación deberá realizar inventarios aleatorios permanentes en los siguientes horarios:
  • Por categorías: Durante horario administrativo.
  • Detrás del mostrador: En cada cambio de turno.
  • Licores y productos sensibles: Revisión visual permanente.
• El Jefe de Operaciones establecerá un calendario de dos inventarios por semana, priorizando las categorías o grupos de productos con mayores diferencias detectadas.

Ajustes de Inventario

• Los ajustes serán registrados por el Departamento de Control Interno en las cuentas correspondientes.
• Si se detecta un colaborador responsable de faltantes por malas prácticas, se aplicará el reglamento interno.
• Cuando el Departamento de Control detecte faltantes injustificados, se aplicarán sanciones disciplinarias conforme a la ley.
• En caso de recibirse un correo con el reporte de novedades por parte del área de CCTV, la estación deberá validar la información y confirmar si el caso es positivo, a fin de aplicar lo establecido en el reglamento interno.
• El colaborador deberá pagar los valores faltantes mediante carta de descuento firmada.
• Una vez confirmadas las cartas de descuento, se procederá a realizar la facturación en el POS de las categorías afectadas, asegurando que el monto facturado cubra la totalidad del valor descontado.
• En el caso de cobro por faltante en inventario general el dinero deberá ser depositado a la cuenta 000-519531-0 en una funda, con una guía y papeleta independiente en la transportadora de valores, posterior a la confirmación de la acreditación se solicitará al departamento de contabilidad el envío a la cuenta de inventario.