Calibración de serafín

El presente procedimiento establece los lineamientos técnicos y administrativos para la correcta ejecución de las calibraciones y la medición de cantidad de combustible mediante el uso del Serafín en las Estaciones de Servicio ATIMASA.

Este documento busca fortalecer los mecanismos de control interno, mitigar riesgos operativos y financieros derivados de desviaciones en la medición, y asegurar la trazabilidad de las calibraciones realizadas, estableciendo responsabilidades claras y un proceso estandarizado para su ejecución, registro y seguimiento.

Objetivo

Establecer los lineamientos técnicos y administrativos que regulen el proceso de calibración y medición de cantidad de combustible mediante el uso del Serafín en las Estaciones de Servicio ATIMASA, con el fin de garantizar la exactitud en los despachos, prevenir desviaciones operativas, asegurar el cumplimiento de la normativa vigente emitida por los organismos de control y fortalecer los mecanismos de control interno en la gestión de combustibles.

Alcance

El presente procedimiento es de aplicación obligatoria para todas las Estaciones de Servicio operadas por ATIMASA y para el personal involucrado en el proceso de medición, verificación y calibración de dispensadores de combustible, incluyendo Gerentes de Estación, Soportes Operativos, Jefes de Operaciones y áreas de apoyo relacionadas.

Comprende las actividades técnicas y administrativas vinculadas a:

• La medición de cantidad mediante el uso del Serafín.
• La verificación de desviaciones en los dispensadores.
• La notificación de novedades a las áreas correspondientes.
• La gestión y seguimiento de solicitudes de calibración ante los entes reguladores.
• El registro y custodia de la documentación de soporte.

Vigencia

El presente procedimiento entrará en vigencia a partir de su fecha de aprobación y será de cumplimiento obligatorio en todas las Estaciones de Servicio operadas por ATIMASA. Permanecerá vigente hasta que se emita una nueva versión debidamente aprobada por la Gerencia de Operación Directa y la Gerencia Administrativa.

Responsabilidades

Gerencia de Operación Directa

• Aprobar y difundir el presente procedimiento.
• Garantizar su correcta implementación en todas las Estaciones de Servicio.
• Disponer las acciones correctivas en caso de incumplimientos.

Jefes de Operaciones

• Supervisar el cumplimiento del procedimiento en las Estaciones asignadas.
• Recibir y gestionar las notificaciones de desviaciones en mediciones.
• Coordinar con el departamento de Distribución la solicitud de calibración ante la ARC.
• Realizar seguimiento hasta el cierre de la novedad.

Gerentes de Estación y/o Soportes Operativos

• Ejecutar y/o supervisar el proceso de medición con Serafín.
• Verificar que el personal cumpla los pasos establecidos en el procedimiento.
• Notificar inmediatamente cualquier desviación detectada.
• Garantizar el correcto registro en EVA y la remisión de soportes documentales.
• Custodiar usuarios y claves del sistema, evitando su delegación a terceros.
• Informar de manera inmediata cualquier desviación superior a los parámetros permitidos.
• Mantener ordenada y completa la documentación de respaldo.

Departamento de Distribución

• Gestionar ante la ARC la solicitud formal de calibración cuando sea requerida.
• Coordinar la programación del proceso de calibración.

Departamento de Distribución

• Control Interno
• Verificar el cumplimiento del procedimiento mediante revisiones periódicas.
• Evaluar riesgos asociados a desviaciones en mediciones.
• Recomendar mejoras para fortalecer los controles preventivos y correctivos.

Condiciones generales

• La medición de cantidad mediante el uso del Serafín deberá realizarse siguiendo estrictamente el procedimiento establecido, garantizando la transparencia, exactitud y confiabilidad del proceso.
• Ninguna medición podrá efectuarse sin que el surtidor se encuentre en cero y en condiciones operativas normales.
• El despacho de prueba deberá realizarse por un volumen estándar de cinco (5) galones por cada pistola, utilizando el serafín certificado correspondiente.
• En caso de detectarse una desviación superior al margen permitido por la normativa vigente, se deberá suspender inmediatamente el uso de la pistola afectada y notificar al Jefe de Operaciones y al Departamento de Distribución para gestionar la calibración ante la entidad competente.
• El producto despachado durante la medición deberá devolverse al tanque correspondiente únicamente cuando no existan diferencias significativas, a fin de evitar contaminación o pérdidas.
• Toda calibración realizada por entidades externas deberá contar con su respectiva Acta o Certificado de Calibración firmado por el funcionario autorizado.
• Es obligatorio realizar el registro correspondiente en la plataforma web de combustible (EVA) una vez concluido el proceso.
• Los documentos de respaldo deberán ser enviados únicamente en formato digital a las áreas correspondientes y mantenerse archivados conforme a las políticas de custodia documental de la compañía.
• El uso de usuarios y claves del sistema POS y SIGES es personal e intransferible, quedando prohibida su delegación a terceros.

Definiciones

• Calibración: Proceso de verificación mediante el cual se compara la cantidad despachada por un dispensador contra un instrumento volumétrico certificado (serafín), con el fin de identificar desviaciones y asegurar la precisión en la medición.
• Serafín: Recipiente volumétrico certificado utilizado para medir y comprobar la cantidad real de combustible despachado por los dispensadores en las estaciones de servicio.
• Dispensador: Equipo instalado en la isla de despacho que permite suministrar combustible desde el tanque de almacenamiento hacia el vehículo del cliente, registrando el volumen entregado.
• Pistola: Elemento del dispensador por donde se realiza físicamente el despacho del combustible hacia el recipiente o vehículo.
• Isla: Área física de la estación donde se encuentran ubicados los dispensadores de combustible.
• Desviación: Diferencia detectada entre la cantidad programada en el dispensador y la cantidad medida en el serafín.
• Certificado de Calibración: Documento oficial emitido por la entidad competente que respalda la verificación y/o calibración realizada a los dispensadores.
• Variación de Combustible: Diferencia entre los volúmenes teóricos registrados en sistema y los volúmenes físicos medidos en estación.

Abreviaturas

• EDS: Estación de Servicio.
• ARC: Agencia de Regulación y Control de Energía y Recursos Naturales No Renovables.
• SIGES: Sistema Informático de Gestión de Estaciones de Servicio.
• EVA: Plataforma web de combustible para registro de información operativa.
• POS: Punto de Venta.

Toma de Calibración con serafín

Preparación previa

• El Gerente de Estación o Soporte Administrativo inicia sesión en el POS con sus credenciales autorizadas.
• Verifica que el dispensador a evaluar se encuentre en cero y sin transacciones activas.
• Confirma que el serafín esté vacío, limpio y correctamente nivelado.

Ejecución de la medición

• Desde el POS se programa el despacho de cinco (5) galones hacia la pistola seleccionada.
• Se activa el despacho asegurando que la pistola opere a flujo máximo.
• El combustible se recolecta completamente en el serafín.

Verificación del resultado

• Finalizado el despacho, se verifica la cantidad indicada en el serafín.
• Se compara el volumen medido con el volumen programado (5 galones).
• Se determina si existe desviación dentro del rango permitido.

Tratamiento según resultado

Si no existen diferencias significativas:

• Se devuelve el combustible al tanque correspondiente para evitar contaminación.
• Se deja el serafín completamente vacío.
• Se continúa con el registro correspondiente en EVA.

Si existen desviaciones superiores al rango permitido (±5 unidades):

• Se suspende inmediatamente el uso de la pistola afectada.
• Se notifica al Jefe de Operaciones.
• Se coordina la solicitud de calibración formal ante la ARC.
• Se documenta la novedad y se continúa con el registro en EVA.

Registro en plataforma EVA

• Una vez concluida la medición, el responsable ingresa a la plataforma web EVA.
• Se registra la cantidad total de galones correspondientes a la calibración por cada producto evaluado.
• Se incluye en el campo de observaciones el resultado de la medición y cualquier comentario relevante emitido por la entidad verificadora (si aplica).
• Se valida que la información registrada coincida con el reporte de SIGES (Serafín).
• Se guarda y confirma el registro en el sistema.

Envío de soportes al Analista Contable

• El mismo día de la calibración, se deberá enviar correo electrónico al Analista de Combustible con copia al Jefe de Operaciones.
  • Analista de combustible: Alicia Carranza Medina
  • Correo: scarranzam@atimasa.com.ec
• El correo deberá incluir como asunto: “Calibración Serafín – [Código y Nombre de Estación] – [Fecha]”
  • Ejemplo: Calibración Serafín – E119 Kennedy Norte – 18/02/2026.
• Se deberán adjuntar los siguientes documentos en formato digital:
  • Acta o Certificado de Calibración (si fue realizada por entidad externa).
  • Reporte SIGES donde se evidencien las transacciones de Serafín.
  • Evidencia fotográfica del proceso (si aplica).
  • Comentario explicativo en caso de existir desviaciones.
• No se deberá remitir documentación física a oficina central, salvo requerimiento expreso.
• El Gerente de Estación deberá conservar copia digital organizada para fines de auditoría y control interno.

Entidades encargadas de realizar la verificación de la unidad de medida por serafín

La verificación y calibración de la unidad de medida de los dispensadores de combustible en las Estaciones de Servicio podrá ser realizada por entidades particulares autorizadas o por organismos de control del Estado, conforme a la normativa vigente aplicable al sector hidrocarburos.

Agencia de Regulación y Control de Energía y Recursos Naturales No Renovables (ARC)

La ARC es la entidad estatal competente encargada de regular, controlar y fiscalizar las actividades técnicas y operacionales en las diferentes fases de la industria de hidrocarburos en el Ecuador. En el ámbito de las Estaciones de Servicio, la ARC:

• Realiza inspecciones técnicas para verificar la cantidad de combustible despachada mediante el uso de un serafín certificado.
• Evalúa la precisión de cada cara y pistola del dispensador.
• Emite el correspondiente Certificado o Informe de Calibración, firmado por el funcionario responsable.
• En caso de detectar desviaciones superiores a los parámetros permitidos (±5 unidades), podrá disponer la clausura temporal del dispensador o imponer sanciones conforme a la normativa vigente.

Entidades particulares especializadas

Podrán intervenir entidades técnicas especializadas, debidamente autorizadas, para realizar verificaciones de la unidad de medida utilizando serafín, así como mantenimiento o ajustes técnicos a los dispensadores. Entre estas se incluyen:

• Empresas certificadas para verificación volumétrica.
• Proveedores técnicos encargados de mantenimiento o cambio de unidades de medida.
• Empresas especializadas en servicios técnicos de dispensadores. Cuando una entidad particular detecte desviaciones fuera del rango permitido, deberá notificarse al Departamento de Distribución y coordinar la correspondiente solicitud formal de calibración ante la ARC.

Coordinación y seguimiento

La Estación de Servicio será responsable de:

• Facilitar el acceso y la información requerida a las entidades verificadoras.
• Dar seguimiento oportuno a las solicitudes de calibración.
• Conservar los certificados e informes emitidos.
• Remitir los soportes correspondientes al área administrativa y al Analista de Combustible para fines de control y trazabilidad.

Emisión de serafín en efectivo

En caso de generarse de forma accidental un comprobante de serafín bajo el medio de pago efectivo, el Gerente de Estación o Soporte Administrativo deberá notificar de inmediato, antes del cierre de caja, al Departamento de Administración y al Analista de Combustible mediante correo electrónico. La notificación deberá incluir el detalle de la estación, fecha, número de documento, producto, volumen registrado y una breve explicación del incidente.

Se deberán adjuntar en formato digital los siguientes respaldos:

• Acta o documento de inspección.
• Reporte de SIGES que evidencie la transacción tipo Serafín.
• Copia de la factura emitida en efectivo.

El área administrativa analizará el caso y comunicará las acciones necesarias para su regularización contable y operativa. La estación deberá conservar los respaldos digitales para fines de control y auditoría.

Funcionarios Se debe enviar la información a los siguientes funcionarios:

• Victor Gomez: VGomezC@atimasa.com.ec
• Diana Coello: DCoelloA@atimasa.com.ec
• Gerardo Velez: GVelezP@atimasa.com.ec
• Alicia Carranza: scarranzam@atimasa.com.ec
• Jhalmar Hurtado: jhurtadov@atimasa.com.ec