Control de permisible

El control de permisible constituye una práctica fundamental dentro de la gestión del efectivo en las Estaciones de Servicio. Su correcta aplicación permite garantizar la seguridad de los colaboradores, prevenir la acumulación excesiva de dinero en los puntos de venta y asegurar el cumplimiento de las políticas internas establecidas por ATIMASA.

Este procedimiento describe de manera detallada las directrices y pasos a seguir para realizar el control del efectivo en tenencia de los promotores de pista y cajeros de tienda, asegurando que los montos no excedan los valores máximos definidos como permisibles. De esta manera, se promueve la transparencia en las operaciones diarias y se mitigan riesgos operativos, financieros y de seguridad.

Objetivo

Normar, controlar y establecer el procedimiento que deben ejecutar los responsables de las Estaciones de Servicio para verificar el cumplimiento de los montos máximos de efectivo permitidos (permisibles) en las áreas de pista y tienda, contribuyendo al control interno y la correcta administración de los recursos monetarios.

Alcance

Este procedimiento aplica a todos los colaboradores involucrados en el manejo de efectivo dentro de las Estaciones de Servicio, incluyendo promotores de pista, cajeros de tienda, soportes y gerentes de estación. Es de cumplimiento obligatorio en todas las Estaciones de Servicio bajo la administración directa de ATIMASA, en las cuales se maneje efectivo por concepto de ventas o cobros durante los turnos de operación.

Vigencia

Este procedimiento entra en vigencia a partir de la fecha de su publicación y permanecerá en efecto hasta su revisión o modificación por parte de la Gerencia de Operación Directa.

Definiciones

• Permisible: Monto máximo de dinero autorizado que un promotor de pista o cajero de tienda puede mantener en su poder durante su turno de trabajo. Este valor busca prevenir acumulaciones de efectivo que representen riesgos operativos o de seguridad.
• Permisible de Pista: USD 120,00 entre billetes y monedas.
• Permisible de Tienda: USD 100,00 en billetes y USD 50,00 en monedas.
• Efectivo en Tenencia: Cantidad real de dinero en billetes y monedas que un colaborador posee en un momento determinado durante su turno, resultado de las ventas o cobros efectuados.
• Parciales o Depósitos Parciales: Son las entregas intermedias de efectivo que realiza el colaborador durante su turno cuando alcanza el monto permisible establecido. Cada parcial se registra en el POS y se deposita en el buzón de la caja fuerte.
• Control de Permisible: Proceso de verificación física y en línea del dinero en tenencia de los colaboradores de pista o tienda, efectuado por el Gerente o Soporte de la Estación, con el fin de garantizar el cumplimiento de los montos máximos permitidos.
• POS (Point of Sale): Sistema de facturación y control de ventas utilizado en las Estaciones de Servicio para registrar transacciones, generar depósitos parciales y respaldar el control del efectivo.
• Back Office / SIGES: Sistema administrativo donde se almacenan los reportes automáticos generados por los controles de permisible y arqueos de caja, permitiendo la trazabilidad y verificación de las operaciones.

Tipos de permisible

Permisible de tienda

Corresponde al monto máximo de efectivo que un cajero o promotor de tienda puede mantener en su poder durante su turno de trabajo. Está conformado por USD 100,00 en billetes y USD 50,00 en monedas. Una vez alcanzado este monto, el colaborador deberá proceder inmediatamente a realizar el depósito parcial en el buzón de la caja fuerte, registrando la operación en el sistema POS dentro del módulo de Picos y Parciales.

Permisible de pista

Hace referencia al monto máximo que un promotor de pista puede tener en efectivo como resultado de las ventas de combustibles realizadas durante su turno. El permisible total no debe exceder los USD 120,00, considerando la suma de billetes y monedas. En caso de alcanzar este valor, el promotor deberá realizar el registro y depósito parcial en el buzón de la caja fuerte conforme al procedimiento de manejo de efectivo.

Consideraciones generales

• Los montos establecidos son de cumplimiento obligatorio para todas las Estaciones de Servicio bajo administración de ATIMASA.
• Cualquier excepción o ajuste de valores deberá ser previamente autorizado por la Gerencia de Operación Directa.
• El incumplimiento de estos límites será considerado como falta operativa, sujeta a revisión y acciones correctivas conforme a las políticas internas de la compañía.

Respaldos de control de permisibles

• Registro del Control: Todos los controles de permisible realizados en pista y tienda deberán quedar debidamente registrados en el sistema SIGES o en el Back Office administrativo, garantizando la trazabilidad y respaldo digital de cada verificación efectuada.
• Soporte Documental: En los casos en que se detecten novedades o diferencias significativas, el Gerente o Soporte deberá:
  • Capturar evidencia fotográfica o documental del conteo efectuado.
  • Registrar la novedad en el formato de control de permisible o en el reporte digital correspondiente.
  • Solicitar la firma del colaborador verificado y del responsable del control, como constancia del proceso realizado.
• Conservación de la Información
  • Los respaldos físicos o digitales deberán ser archivados y conservados en la Estación de Servicio por un período mínimo de 30 días calendario o según lo dispuesto por la Gerencia de Operación Directa.
  • La información almacenada servirá como base para auditorías internas, revisiones de Control Interno y procesos de verificación financiera.
• Reporte Automático: Los reportes generados automáticamente en SIGES quedarán disponibles para consulta de las áreas de Control Interno, Gerencia de Operaciones y Supervisión de Efectivo, permitiendo un seguimiento permanente del cumplimiento de los controles realizados en cada estación.

Frecuencia de control de permisible

El control de permisible deberá efectuarse de manera constante y planificada durante los turnos de trabajo, con el propósito de verificar que los colaboradores mantengan el efectivo dentro de los límites establecidos. Este proceso será ejecutado por el Gerente de Estación o Soporte en los horarios en los que se encuentren presentes en la Estación de Servicio.

Controles Diarios Obligatorios

Durante cada jornada laboral deberán realizarse como mínimo los siguientes controles:

• Dos (2) controles de conteo diarios, uno en el turno matutino y otro en el vespertino, tanto para pista como para tienda.
• Cuatro (4) controles visuales diarios, distribuidos en distintos momentos del turno para asegurar la supervisión continua del efectivo en tenencia.
• Un (1) control de cierre, efectuado 15 minutos antes de la salida del Gerente o Soporte, con el fin de garantizar que los depósitos parciales se encuentren ejecutados y registrados en el sistema POS.

Coordinación con Otros Procesos

El control de permisible deberá ejecutarse en horarios diferentes al control de arqueos de caja, con el objetivo de ampliar la cobertura y efectividad en la verificación del manejo de efectivo. Los resultados de ambos controles serán analizados en conjunto por Control Interno y Gerencia de Operaciones, para identificar posibles incidencias o desviaciones operativas.

Cumplimiento y Seguimiento

El cumplimiento de la frecuencia de controles será monitoreado mediante los reportes automáticos generados en SIGES, los cuales permitirán validar la ejecución oportuna y la consistencia de los registros en pista y tienda. Cualquier incumplimiento en la frecuencia o ausencia de registros podrá ser considerado como novedad operativa y estará sujeto a observación por parte de la Gerencia de Operación Directa.

Reporte de novedades

En caso de presentarse cualquier novedad, irregularidad o desviación durante el proceso de registro y depósito de efectivo, el Gerente de Estación deberá proceder de la siguiente manera:

• Identificación de la novedad:
  • Registrar de forma inmediata la incidencia detectada, indicando fecha, hora, tipo de novedad.
• Comunicación inicial:
  • Informar de manera inmediata al Jefe de Operaciones y al Área de Administración, remitiendo los detalles del evento y, de ser posible, evidencia fotográfica o documental.

Funcionarios

Las novedades deberán ser reportadas a los siguientes funcionarios.

• Jefe de Operaciones
• Gerente de Operaciones: Pedro Vizueta
• Jefe de Administración: Tyrone Serrano
• Supervisor de Administración: Jhalmar Hurtado
• Analista de cierre de caja: Victor Gomez
• Analista de Bancos: Bryan Rodriguez
• Analista de Conciliación de Cuentas EESS: Diana Coello