Gastos de caja chica

Protocolo para el registro de gasos de caja chica.

El presente procedimiento tiene como finalidad establecer lineamientos claros y específicos para la gestión de los gastos y reembolsos de caja chica en las Estaciones de Servicio de ATIMASA. A través de este documento se busca garantizar una administración eficiente, transparente y responsable de los recursos financieros destinados a cubrir necesidades operativas menores, asegurando el cumplimiento de los principios de legalidad, control y rendición de cuentas en todas las etapas del proceso.

Objetivo

Normar, controlar y establecer políticas claras para la administración de los fondos de caja chica, promoviendo el uso eficiente y adecuado de los recursos asignados, asegurando la transparencia y trazabilidad de los gastos, y garantizando que estos respondan exclusivamente a necesidades operativas autorizadas por la organización.

Alcance

Este procedimiento aplica a todos los funcionarios que participan directa o indirectamente en el manejo de efectivo en las Estaciones de Servicio de ATIMASA. Comprende desde la solicitud y autorización del fondo, el registro y control de los gastos, hasta la reposición y rendición de cuentas de los montos utilizados.

Vigencia

El presente manual entra en vigencia desde la fecha de su publicación y permanecerá activo hasta su modificación formal.

Responsabilidades

Gerencia de Operación: Responsable de comunicar y socializar este procedimiento a todos los niveles jerárquicos de la organización.
Jefaturas y Gerencias involucradas: Encargadas de garantizar el cumplimiento estricto del procedimiento, capacitar al personal bajo su cargo, supervisar la correcta ejecución de los controles, reportar desviaciones y contribuir con propuestas de mejora.
Gerentes de Estación: Responsables directos del manejo, control y rendición de cuentas del fondo de caja chica asignado a su estación.

Condiciones generales

El fondo de caja chica se utiliza exclusivamente para gastos menores (hasta $40), relacionados con operaciones diarias, sin requerir orden de compra previa.
Todo gasto debe estar respaldado con documentos válidos y autorizados.
No se permite el traslado de caja chica entre funcionarios ni su uso para anticipos de viajes o pagos a proveedores.
El fondo asignado debe permanecer físicamente en la Estación de Servicio y estar disponible para revisión en cualquier momento.
Los funcionarios responsables deben presentar liquidaciones oportunas y correctas, y están sujetos a sanciones en caso de incumplimiento o mal uso del fondo.

Caja Chica

La caja chica corresponde a un fondo en efectivo asignado a un colaborador de la empresa, cuya función requiere disponibilidad inmediata de recursos para cubrir gastos operativos cotidianos.
Este fondo tiene como finalidad atender pagos menores que, por su naturaleza y monto, no justifican la tramitación previa de una orden de compra (OC).
La solicitud de apertura del fondo de caja chica deberá ser gestionada por el superior inmediato del funcionario que asumirá su custodia.
La aprobación para la apertura del fondo será responsabilidad de la Gerencia de Operaciones.
El colaborador designado como responsable de la caja chica deberá suscribir un certificado de tenencia de efectivo, correspondiente al monto asignado bajo su custodia.
Dicho certificado deberá ser remitido al Analista de Siniestros y Seguros (DCoelloA@atimasa.com.ec). En caso de existir un faltante en el fondo, se autorizará su descuento por medio del área de Recursos Humanos.
El monto máximo permitido por concepto individual mediante caja chica es de USD 40,00 (cuarenta dólares con 00/100 centavos).
Para efectuar pagos que superen dicho monto, se deberá contar con una autorización expresa del jefe inmediato, emitida por correo electrónico.
Antes de cualquier cambio de estación de servicio o traslado a otra área, el funcionario deberá liquidar en su totalidad los gastos asociados a la caja chica.
En caso de existir un remanente en efectivo tras la liquidación del fondo, este deberá ser depositado en la cuenta corriente de la empresa, adjuntando la papeleta de depósito correspondiente junto con la documentación de respaldo.
En caso de desvinculación laboral, el funcionario deberá presentar la liquidación completa de la caja chica. Cualquier saldo pendiente a favor de la empresa deberá ser depositado en efectivo en la cuenta bancaria institucional y notificado al Departamento de Contabilidad y Administración.
Todos los comprobantes y documentos de respaldo, debidamente visados por el jefe inmediato, deberán ser declarados en la plataforma RIN DE GASTOS (https://app.rindegastos.com/)
El jefe de operaciones será responsable de verificar que, al momento de la salida del funcionario custodio de la caja chica, se haya efectuado la liquidación documental correspondiente y el depósito del saldo remanente, si aplica.

Soportes de reposiciones

Todos los gastos realizados con cargo a la caja chica deberán estar debidamente respaldados mediante facturas válidas, emitidas a nombre del gerente de la Estación de Servicio o del funcionario designado como responsable del fondo.
No se aceptarán facturas emitidas a consumidor final, ya que estas no cumplen con los requisitos de trazabilidad exigidos por la empresa.
Las facturas no deben consignar a ATIMASA como receptor, a fin de evitar confusiones contables o fiscales respecto a la titularidad del gasto.
Cada factura debe contener el nombre completo, la fecha y la firma de la persona que efectuó el gasto. Adicionalmente, en el reverso del documento se deberá anotar de manera clara y concisa el motivo del desembolso.
Queda expresamente prohibido realizar anticipos a proveedores mediante el uso de caja chica, dado que estos compromisos deben ser gestionados a través de los canales formales establecidos por la organización.
No se autorizarán anticipos para viajes o desplazamientos del personal utilizando este fondo.
Toda factura presentada deberá detallar de manera específica el concepto del gasto. No se aceptarán comprobantes con descripciones genéricas, imprecisas o ambiguas.
En caso de que no se cuente con una factura, se deberá presentar un vale de caja debidamente completado. Este documento debe incluir el nombre del beneficiario, número de cédula de identidad de la persona que recibió el pago y contar con la aprobación (visto bueno) del jefe inmediato.
La descripción del gasto consignada en el vale de caja debe ser precisa y detallada, indicando claramente el motivo y la naturaleza del desembolso realizado.
Los fondos asignados a caja chica deben permanecer físicamente en la Estación de Servicio correspondiente. Bajo ninguna circunstancia se autoriza el traslado o movilización de dichos recursos a otras ubicaciones.

Tenedor de la caja chica

El gerente de la Estación de Servicio será designado como el responsable directo del manejo, custodia y administración del fondo de caja chica asignado.
En caso de vacaciones u otra ausencia temporal del funcionario a cargo, la responsabilidad del fondo será delegada formalmente al colaborador que lo reemplace. Esta persona deberá recibir un desglose completo de los gastos respaldados por sus respectivos comprobantes, así como el saldo en efectivo correspondiente y el certificado de tenencia del fondo.
- Esta entrega deberá quedar documentada mediante un acta que detalle los montos transferidos y que deberá ser firmada por ambas partes. A la reincorporación del titular, se validará nuevamente el acta para verificar la concordancia entre los montos entregados y los recibidos.

Revisión

El gerente de la estación es responsable de revisar y validar la integridad de todos los comprobantes presentados en la liquidación de gastos realizados con caja chica.
El jefe de operaciones tiene la responsabilidad de verificar la legitimidad y coherencia de los gastos informados, asegurando el cumplimiento de las políticas establecidas.
El Departamento de Contabilidad (Soporte Rindegastos) efectuará una revisión final de los respaldos y documentos presentados, y en caso de detectar inconsistencias o irregularidades, notificará al gerente de la estación y a su respectivo supervisor de forma oportuna.
Cuando se identifiquen valores que carezcan de respaldo adecuado o justificación válida, dichos montos serán excluidos de la liquidación y deberán ser regularizados por el funcionario responsable.
Toda comunicación relacionada con valores observados o no justificados será realizada por medio de correo electrónico, dirigido a los responsables de la estación y sus superiores.
La empresa se reserva el derecho de realizar arqueos imprevistos del fondo de caja chica, sin previo aviso, cuando lo considere necesario.
El funcionario custodio del fondo debe estar preparado para presentar, en cualquier momento, todos los documentos que respalden los gastos realizados.
El saldo en efectivo no utilizado deberá permanecer disponible en la estación de servicio.
Cualquier uso indebido del fondo, así como la falta de respaldo documental de los gastos, será responsabilidad directa del funcionario a cargo, y podrá dar lugar a sanciones disciplinarias conforme a las normativas internas de la organización.

Reposiciones

Con el propósito de mantener el fondo operativo de manera continua, se deberá realizar la liquidación de la caja chica cuando el nivel de uso alcance o supere el 60% del monto asignado.
En los casos en que el uso del fondo no supere el 60%, se establece como fecha límite para realizar la liquidación el día 25 de cada mes, a fin de garantizar el cumplimiento de los ciclos contables y la disponibilidad de recursos.

De las Fechas de pago y niveles de aprobación

Las solicitudes de reposición de caja chica, debidamente sustentadas conforme a los lineamientos establecidos, deberán ser remitidas mediante la plataforma RIN DE GASTOS, para su validación y posterior gestión de pago.
Las reposiciones de fondos serán procesadas los días viernes de cada semana. Una vez aprobadas hasta el día miércoles de cada semana, el monto correspondiente será acreditado a la cuenta bancaria del funcionario responsable de la caja chica.