Cobros Card Plus

El presente procedimiento tiene como finalidad establecer las pautas, responsabilidades y pasos a seguir para la gestión integral del cobro y control de los clientes afiliados al programa Primax Card Plus, garantizando la correcta administración de los valores facturados y la recuperación oportuna de la cartera.

Su implementación permite mantener un control riguroso sobre las operaciones de crédito, desde la emisión de facturas hasta la recepción y registro de pagos, asegurando la trazabilidad de las transacciones y la concordancia entre los sistemas operativos y financieros utilizados por la empresa.

Objetivo

Este procedimiento tiene como propósito garantizar la recuperación eficiente de los valores facturados, fortalecer los mecanismos de control y seguimiento de cartera, y asegurar que todas las transacciones se ejecuten conforme a las políticas internas y lineamientos financieros de la empresa. De esta manera, se busca optimizar los procesos administrativos y financieros relacionados con el crédito otorgado a los clientes Primax Card Plus, contribuyendo a la sostenibilidad económica y la transparencia operativa de la organización.

Alcance

Este procedimiento aplica a todas las actividades relacionadas con el registro, control, facturación, seguimiento y recuperación de los valores generados por el consumo de los clientes afiliados al programa Primax Card Plus, desde la emisión de la venta hasta la confirmación del pago correspondiente.

Comprende las gestiones realizadas por las áreas de Administración de Estaciones, Tesorería, Contabilidad y Ventas, así como la interacción con el sistema SAP u otras plataformas corporativas utilizadas para el control de operaciones y conciliaciones financieras.

El procedimiento es de cumplimiento obligatorio para todo el personal involucrado en el proceso de crédito y cobro a clientes Primax Card Plus, tanto en oficinas administrativas como en estaciones de servicio. Su aplicación garantiza la trazabilidad de la información, la transparencia en las transacciones y la adecuada gestión de la cartera por cobrar.

Vigencia

El presente procedimiento entra en vigencia a partir de su aprobación por la Gerencia de Operaciones y permanecerá en aplicación indefinida hasta que sea actualizado o reemplazado por una nueva versión, de acuerdo con las políticas de control interno de la empresa.

Primax Card Plus

Primax Card Plus es un sistema integrado de control y crédito administrado por ATIMASA, que opera mediante tarjetas electrónicas asignadas a clientes autorizados para el abastecimiento de combustibles y la adquisición de productos dentro de la red de estaciones de servicio operadas por la compañía.

El sistema cuenta con líneas de crédito preestablecidas, permitiendo registrar y controlar en tiempo real los consumos realizados por cada cliente, garantizando la trazabilidad de las transacciones y la correcta gestión de los valores facturados.

Existen dos tipos de tarjetas Primax Card Plus:

• Tarjetas Placa: destinadas al abastecimiento exclusivo de vehículos que posean la misma placa registrada en la tarjeta. Este mecanismo permite un control directo sobre el consumo de combustible por unidad vehicular. • Tarjetas Máster: permiten el abastecimiento de vehículos designados por el cliente o, de manera controlada, la venta en envases autorizados, de acuerdo con las políticas internas establecidas por ATIMASA y los términos acordados con el cliente.

Proceso de Cobro – Cliente Primax Card Plus

El proceso de cobro a clientes Primax Card Plus se desarrolla conforme a las siguientes etapas operativas, con el fin de garantizar el correcto registro de la venta, la validación del crédito disponible y la trazabilidad de la transacción realizada en la estación de servicio.

Ingreso al aplicativo

El promotor accede al aplicativo PRIMAX PUM y selecciona la opción “Ventas” para iniciar el proceso de transacción.

Verificación del tipo de pago

Al momento de la llegada del cliente, el promotor consulta el tipo de pago que utilizará.

• Si el cliente indica que pagará con tarjeta, se debe confirmar si esta corresponde a una tarjeta bancaria o a una tarjeta de crédito Primax Card Plus.

Recepción y validación de la tarjeta

El promotor solicita la tarjeta Primax Card Plus y procede a verificar si es de tipo Placa o Máster, según el registro en el sistema.

Validación de tarjeta tipo Placa

En caso de que la tarjeta sea tipo Placa, el promotor debe confirmar que la placa registrada en la tarjeta coincida con la placa del vehículo presente en la estación.

• Solo en caso de coincidencia, se autoriza el abastecimiento.

Autorización de abastecimiento:

Antes de iniciar la venta, se debe validar en el sistema los siguientes parámetros: a. Saldo disponible en la línea de crédito. b. Tipo de combustible autorizado. c. Horario permitido de abastecimiento. d. Día autorizado de abastecimiento.

Registro previo al abastecimiento:

Antes de efectuar la carga, se debe ingresar la información obligatoria en el sistema: a. Placa del vehículo. b. Kilometraje al momento del abastecimiento. c. Nombre del conductor.

Finalización y emisión de comprobantes:

Una vez concluido el abastecimiento, el promotor imprime dos notas de despacho:

• Una de ellas debe ser firmada por el cliente como constancia de la venta realizada.
• La segunda nota se archiva en la estación como respaldo del consumo efectuado.

Validación de tarjeta tipo Master:

En caso de que la tarjeta sea tipo Master, el promotor debe efectuar el proceso registrando la placa del vehículo que abastecerá.

Documentación

• Los documentos físicos firmados por los clientes deben ser archivados y conservados en la estación de servicio como respaldo del consumo registrado.
• En caso de no existir el documento físico, la transacción será considerada como faltante, debiendo reportarse en la brevedad al jefe inmediato para su análisis y gestión correspondiente.
• El uso indebido de tarjetas Primax Card Plus será cobrado al promotor y objeto de sanción conforme al reglamento interno de la empresa.
• Cualquier novedad, irregularidad o inconsistencia detectada durante el proceso debe ser comunicada de forma oportuna al jefe inmediato, a fin de garantizar el seguimiento y corrección correspondiente.