Transporte de valores

El presente documento establece los lineamientos, protocolos y responsabilidades para la recolección y entrega de dinero en las Estaciones de Servicio operadas por ATIMASA. Su propósito es garantizar un manejo seguro, eficiente y transparente de los recursos financieros, resguardando la integridad del efectivo desde su recepción hasta su entrega a la empresa transportadora de valores.

Objetivo

Establecer un procedimiento claro y estructurado que regule todas las actividades relacionadas con la gestión del efectivo generado por las ventas, desde su recolección hasta su entrega segura a la transportadora de valores, minimizando riesgos operativos, asegurando la trazabilidad de los fondos y fortaleciendo los controles internos.

Alcance

Este procedimiento aplica a todas las Estaciones de Servicio administradas directamente por ATIMASA, involucrando al personal administrativo, gerentes, soportes operativos y a los representantes de la empresa transportadora de valores. Abarca el manejo del efectivo producto de la venta de combustibles, lubricantes y artículos de tienda.

Vigencia

Este procedimiento entra en vigencia a partir del 28 de julio de 2025 y se mantendrá vigente hasta su actualización o reemplazo oficial. Cualquier modificación será debidamente comunicada a las partes involucradas, conforme al programa de revisión de documentos de la organización.

Responsabilidades

• La Gerencia de Operación es responsable de difundir el procedimiento y sus modificaciones.
• Las jefaturas y gerencias deben asegurar que el personal esté capacitado, supervisar su cumplimiento y reportar desviaciones.
• El personal de las Estaciones de Servicio debe aplicar correctamente los lineamientos establecidos para el manejo de efectivo.

Condiciones generales

• Todo colaborador deberá conocer y cumplir el procedimiento desde su incorporación a la empresa.
• El manejo del efectivo deberá realizarse con diligencia, seguridad y bajo estricta supervisión.
• Cualquier diferencia, olvido o anomalía en el proceso será tratada como falta grave y podrá ser objeto de sanción disciplinaria.

Proceso de recolección y entrega de dinero

Este proceso comprende cuatro subprocesos fundamentales:

• Proceso previo a la llegada de la transportadora.
• Preparación de los depósitos.
• Proceso de llegada de la transportadora.
• Proceso posterior al envío de valores.

Previo a la llegada de la transportadora

• Como parte de sus funciones habituales, el gerente de la Estación de Servicio tiene la responsabilidad de comunicar al personal los lineamientos vigentes relacionados con el manejo de efectivo, asegurando su correcta comprensión y aplicación.
• El gerente deberá explicar de manera detallada el procedimiento para realizar los depósitos parciales y los denominados “picos” en la caja fuerte. Esto incluye especificar las características del engrapado de billetes, la forma adecuada de incluir los tickets de depósito junto con las monedas dentro de las fundas, y recalcar que cualquier faltante de dinero será considerado una falta grave. Se enfatiza que los colaboradores que incurran en este tipo de faltas serán objeto de amonestaciones y sanciones conforme a lo establecido en el reglamento interno.
• Al momento del ingreso de un nuevo colaborador a la Estación de Servicio, se le asignará un código único que se registrará en todos sus depósitos y reflejarse en el formato acumulado de efectivo.
• Antes de la llegada de la transportadora, el personal administrativo de la Estación deberá verificar que los promotores de pista y tienda no tengan depósitos pendientes (parciales timbrados no entregados) ni montos de efectivo en su poder que excedan los límites permitidos.

Preparación de los depósitos

• Los materiales esenciales para el conteo de efectivo deberán ser preparados con anticipación. Estos incluyen: sello, fundas de seguridad, guías de remisión, papeletas de depósito, calculadora, ligas y marcadores. Esta preparación previa garantiza un proceso de envío ágil, preciso y en el menor tiempo posible.
• El área administrativa de la Estación de Servicio será responsable de completar correctamente las papeletas de depósito, incluyendo información como ciudad, fecha, nombre de la estación, centro SAP y número de cuenta.
  • Cada papeleta deberá reflejar el valor exacto del efectivo a entregar, con excepción de aquellas correspondientes al avance del día del proceso.
• Las fundas de seguridad bancarias, así como las guías bancarias, deben ser llenadas completamente con la información requerida, asegurando su consistencia con los valores y datos registrados en las papeletas.
• El área destinada al conteo de efectivo debe mantenerse ordenada y equipada con todos los elementos necesarios, incluyendo un tablero de conteo en buen estado.
  • Es fundamental que no existan cajones, cajas o cartones abiertos cerca del área de conteo, ya que podrían interferir en el proceso y comprometer su seguridad o exactitud.

Proceso de llegada de la transportadora

• La empresa transportadora se presentará en las Estaciones de Servicio conforme al cronograma previamente acordado el cronograma establecido.
• El gerente o personal de soporte deberá realizar un corte de cobranzas por usuario, con el fin de validar el efectivo en posesión de cada colaborador.
  • Con base en esta información, se solicitará la realización del depósito correspondiente antes de iniciar el proceso de conteo.
• Los funcionarios de la transportadora deberán presentarse debidamente identificados ante el Gerente o Soporte de la Estación, exhibiendo su credencial institucional. Este proceso de verificación se realizará fuera de las oficinas administrativas.
  • Durante el proceso de identificación, los funcionarios de la transportadora permanecerán en el exterior de la oficina correspondiente.
• Una vez concluida la identificación, el personal administrativo y un colaborador designado como testigo ingresarán a la oficina donde se encuentra la caja fuerte, asegurándose de cerrar la puerta de acceso.
• El testigo deberá ubicarse en un punto previamente definido, manteniendo una distancia prudente del área de conteo y sin tener contacto directo con el dinero.
• El personal administrativo imprimirá el reporte de acumulado de efectivo desde el sistema Back Office, gestionando el corte de envío de valores para su posterior reinicio.
• Todos los participantes del proceso de conteo, incluyendo al testigo, deberán ingresar sin portar gorra, canguro, mandil, chompa u otra prenda o accesorio que pueda interferir con la transparencia del procedimiento.
• El personal administrativo procederá a girar el dial para abrir la caja fuerte.
• La extracción de la bandeja de dinero y la recolección de los depósitos que se encuentren fuera de ella se realizará en presencia del testigo.
  • Se recomienda disponer de una linterna para verificar que no queden valores en rincones oscuros de la caja fuerte.
• La bandeja con el dinero será trasladada al área de conteo.
• Una vez ubicado el dinero, se dará inicio al conteo de los depósitos, a cargo del gerente y/o soporte.
• Al extraer el efectivo, los depósitos parciales de billetes deberán ser clasificados según el código numérico registrado en el formato de depósito de efectivo.
  • Posteriormente, los depósitos parciales de billetes se agruparán por vendedor, se unirán con una liga, y en el primer depósito se indicará el número total de parciales que contiene el conjunto.
  • Los “picos” de billetes serán agrupados por totales.
  • Los parciales y picos de moneda deberán ser organizados en filas o columnas y contados por sus respectivos totales.
• Durante el conteo, el gerente o soporte irá dictando en voz alta el nombre del vendedor y la cantidad de parciales marcados, los cuales se irán tarjando con bolígrafo rojo o azul.
• Si no se detectan diferencias en los depósitos, estos se colocarán dentro de la funda de seguridad correspondiente.
  • En caso de existir discrepancias en billetes, estos deberán contarse nuevamente para confirmar la diferencia.
• Los parciales y picos de monedas también serán contados, y si el total coincide con lo declarado en el formato acumulado de efectivo, se procederá a su ingreso en la funda de seguridad de monedas.
  • Si se detectan diferencias en monedas, estas deberán separarse por parciales y picos, y contarse nuevamente.
• De persistir las diferencias, se corregirá el formato acumulado de efectivo impreso, anotando manualmente el valor real. Asimismo, se modificará la papeleta de depósito correspondiente al avance del día y la guía de remisión.
• Los depósitos de billetes y monedas, deberán colocarse en fundas separadas, incluyendo en cada una la papeleta de depósito respectiva.
• Finalizado el conteo, se verificará que la caja fuerte esté completamente vacía, se colocará nuevamente la bandeja recolectora de dinero y se procederá al cierre de la caja.
• La entrega del dinero se considerará concluida únicamente cuando el funcionario de la transportadora firme la guía de remisión.
• Al concluir la entrega, el tripulante de la transportadora deberá verificar que la caja fuerte esté vacía.
• Asimismo, actuará como testigo del cierre de la caja y se asegurará de retirar la llave correspondiente.
• Si por descuido la llave llegara a quedar en la estación, el gerente deberá notificarlo de inmediato al Analista de Bancos, enviando copia a la transportadora de valores.
• Queda terminantemente prohibido dejar o retener las llaves de la caja fuerte dentro de las oficinas de la Estación de Servicio.
• Si durante el proceso de conteo se confirma la existencia de un faltante, este se formalizará mediante el formato acumulado de efectivo impreso con las correcciones anotadas a mano. Este documento deberá ser firmado por todos los participantes en el conteo, registrando sus nombres completos.
• El faltante será notificado de forma inmediata y se procederá a su cobro en el mismo momento, acompañado de la correspondiente amonestación escrita.
• Si el faltante se debe a un “olvido” de depósito por parte del colaborador, se considerará una falta grave y se sancionará de acuerdo con lo establecido en el reglamento interno.
• En caso de encontrarse montos no registrados en el acumulado de efectivo, se deberá enviar la totalidad del dinero disponible, dejando vacía la caja fuerte.

Proceso posterior al envío de valores

• Luego de completar el proceso de envío de valores y de manera inmediata, una vez que la transportadora se haya retirado, el Gerente o Soportes, en cumplimiento de sus rutinas operativas habituales, deberán llevar a cabo los controles correspondientes según los protocolos establecidos por la compañía.

Reporte de novedades

• En caso de detectarse discrepancias durante el proceso de envío de valores o en los controles, es imperativo notificar de inmediato a los siguientes funcionarios:
  • Jefe de operaciones.
  • Analista de siniestros y seguros.
  • Analista de banco.
  • Supervisor de efectivo.
  • Analista de cierre de caja.
  • Supervisor de Administración.