Registro de mermas

El presente procedimiento tiene como propósito establecer una guía clara, uniforme y controlada para el registro, validación y gestión de las mermas que se generen dentro de las operaciones de ATIMASA. Estas mermas pueden corresponder a componentes de comida rápida, productos caducados, en mal estado o deteriorados durante el proceso operativo, así como a eventos derivados de siniestros, u otras actividades previamente aprobadas por Gerencia Comercial.

Objetivo

El presente procedimiento tiene como finalidad establecer los lineamientos necesarios para garantizar el adecuado manejo, registro y control de las mermas generadas por componentes, productos caducados o en mal estado dentro de las operaciones de ATIMASA.

Su objetivo principal es asegurar la uniformidad en la documentación, trazabilidad y validación de las mermas, promoviendo la transparencia, la eficiencia y el cumplimiento de las políticas corporativas.

Alcance

Este procedimiento aplica a todo el personal administrativo, operativo y gerencial de las Estaciones de Servicio y áreas involucradas en el control de inventarios, registro de bajas, y validación de productos caducados o dañados. Incluye los procesos de registro, aprobación, control documental y archivo de las mermas generadas durante las actividades operativas.

Vigencia

El presente documento entra en vigor a partir de su aprobación oficial y permanecerá activo hasta que sea actualizado o reemplazado. Toda modificación deberá ser revisada, aprobada y comunicada formalmente por la Gerencia de Operación Directa.

Responsabilidades

• Gerencia de Operación Directa: Aprobar y asegurar el cumplimiento del presente procedimiento.
• Jefes de Operación: Validar y aprobar las mermas reportadas, garantizando la razonabilidad y correcta justificación de estas.
• Gerentes y/o Soportes de Estación: Registrar oportunamente las mermas, consolidar la información y remitirla según los plazos establecidos.
• Área de Control Interno: Supervisar la aplicación del procedimiento y mantener evidencia documental de los registros y aprobaciones.
• Área de Control de Inventario: Gestionar las bajas en el sistema SAP y mantener la conciliación con los registros remitidos por las estaciones.

Condiciones Generales

• Toda merma registrada deberá contar con soporte documental, validación fotográfica y aprobación según los niveles de responsabilidad definidos.
• Se reconocerán los siguientes tipos de merma: mal estado, caducados, comida preparada, robo o hurto, siniestro, conforme a la plantilla corporativa.
• Las mermas deberán ser registradas de forma diaria y reportadas a los jefes de Operación hasta las 10h00 del día siguiente.
• Los productos caducados o en mal estado deberán retirarse inmediatamente del punto de venta y no podrán ser ofertados al público bajo ningún concepto.
• Toda información relacionada con mermas deberá ser resguardada física o digitalmente durante un período mínimo de tres meses, conforme a las políticas internas.
• En caso de detectarse desviaciones o inconsistencias, el Gerente o Soporte deberá informar de inmediato al jefe de Operación, adjuntando la justificación correspondiente.

Tipos de mermas

• Merma por mal estado: Corresponde a los productos o componentes que se deterioran durante los procesos de la operación, haciéndolos no aptos para el consumo o venta. Incluye alimentos o insumos que pierden sus características de calidad o presentación por causas operativas.
• Merma por caducidad: Incluye los productos que han alcanzado su fecha de vencimiento o expiración, quedando inhabilitados para su comercialización. Estos artículos deben ser retirados de inmediato del punto de venta y registrados conforme al calendario establecido.
• Merma por comida preparada: Aplica a los productos terminados o preparados en los puntos de venta (comida rápida o recetas elaboradas) que, por su naturaleza perecedera, no pueden mantenerse disponibles después del tiempo de consumo recomendado.
• Merma por robo o hurto: Hace referencia a los productos faltantes producto de robos o hurtos ocurridos en las Estaciones de Servicio. Estos casos deberán estar debidamente sustentados con los reportes internos, cámaras de CCTV o partes policiales cuando corresponda.
• Merma por siniestro: Se refiere a la destrucción o pérdida de mercadería ocasionada por accidentes, incendios, derrames u otros eventos fortuitos o provocados por terceros. El registro de esta merma deberá incluir la evidencia fotográfica y reporte de siniestro correspondiente.

Proceso de registro de merma

Identificación de la merma

• El Soporte o Gerente de Estación identifica los productos deteriorados, caducados o en mal estado durante la revisión operativa o control de inventarios.
• Se debe determinar el tipo de merma correspondiente.
• Se recopila la evidencia física (fotografías, fecha de vencimiento, reporte de daño, etc.) y se documenta en el formato de registro de mermas.

Validación inicial

• El Soporte o Gerente consolida la información y elabora un listado detallado con código, descripción y costo del producto afectado.
• Este listado debe ser remitido al jefe de Operaciones, junto con la justificación y soporte fotográfico, para su revisión.
• En caso de inconsistencias, el jefe de Operaciones solicitará corrección o aclaración antes de autorizar la carga.

Autorización del jefe de Operaciones

• El jefe de Operaciones valida la razonabilidad de las mermas reportadas y verifica que correspondan a causas justificadas.
• Una vez revisada la documentación, emite la aprobación por correo electrónico, indicando la conformidad para proceder con el registro en SAP siempre y cuando no supere el 0,5% de la venta del día.
  • Las Estaciones podrán realizar la merma diaria a espera de la aprobación del jefe de Operaciones si el monto es inferior al 0,5% de la venta total del día.
• Esta aprobación constituye el aval formal para que la Estación efectúe la baja de inventario.

Registro en el sistema SAP

• Con la aprobación recibida, el Soporte o Gerente de Estación efectúa el registro de la reserva para la merma en la transacción MB21 y la plantilla de carga en Excel.
• Se procede a generar la carga de la plantilla de SAP con su respectiva reserva en la transacción ZREC0003.
• Finalizado el registro, el sistema genera un número de documento que servirá como respaldo contable y de auditoría.

Archivo y respaldo documental

• La Estación debe conservar una copia digital o física del correo de autorización, junto con el formato de registro y evidencias fotográficas, en la carpeta “Reporte de Mermas” (Folder 10).
• Este respaldo será verificado por Control Interno y el Analista de Inventarios en los procesos de revisión y auditoría.

Permisible de mermas por categorías

• El permisible del monto diario a mermar es del 0,5% sobre la venta del día, sin embargo, solo está autorizado mermar las siguientes categorías:
• Detalle de categorías para mermas:

Comunicación y control posterior

• De detectarse una merma recurrente o fuera de los parámetros establecidos, el jefe de Operaciones deberá notificarlo al jefe de Inventarios y Gerencia de Operación para su análisis y seguimiento.
• Toda merma no justificada o sin aprobación previa será considerada no autorizada y podrá ser sujeta a revisión disciplinaria o ajuste contable.

Reporte de novedades

En caso de presentarse cualquier novedad, discrepancia o irregularidad durante el proceso de registro, autorización o destrucción de mermas, el Soporte o Gerente de Estación deberá reportarlo de forma inmediata al jefe de Operaciones, con copia al Departamento de Inventario y Administración.

El reporte deberá incluir una descripción detallada del incidente, evidencias fotográficas, fecha, hora y responsables involucrados, a fin de permitir el análisis oportuno, la trazabilidad del evento y la aplicación de las medidas correctivas correspondientes.

Funcionarios para reportar:

• Jefe de Operaciones
• Jefe de Inventarios: GVelezP@atimasa.com.ec
• Analista de inventario: jromeroch@primax.com
• Supervisor de Administración: jhurtadov@atimasa.com