Compra de suministros

El presente documento establece los lineamientos para el registro de órdenes de compra de suministros, con el fin de asegurar que este proceso se ejecute de manera eficiente, oportuna y conforme a los procedimientos internos establecidos por la organización. La correcta gestión de las órdenes de compra garantiza la disponibilidad de insumos necesarios para la operación y el cumplimiento de los presupuestos aprobados.

Objetivo

Definir el procedimiento para la creación, validación y registro de órdenes de compra de suministros, con el propósito de optimizar el control administrativo, garantizar la trazabilidad de las adquisiciones y facilitar el seguimiento presupuestario.

Alcance

Este procedimiento aplica a todas las áreas y usuarios responsables de solicitar, gestionar o aprobar compras de suministros dentro de la organización, incluyendo al personal de logística, compras, administración y finanzas, según corresponda.

Vigencia

El presente procedimiento entra en vigencia a partir de la fecha de la publicación y permanecerá vigente hasta que sea actualizado o reemplazado por una nueva versión aprobada por la dirección correspondiente.

Responsabilidades

• Solicitante: Elaborar la solicitud de compra con la justificación y datos necesarios.
• Área de Compras: Revisar, validar y registrar la orden de compra conforme a las políticas establecidas.
• Jefatura o Gerencia: Aprobar o rechazar la orden según criterios técnicos y financieros.

Condiciones generales

• Toda orden de compra debe estar respaldada por una solicitud interna autorizada.
• No se permitirá el ingreso de órdenes de compra sin validación presupuestaria.
• Las órdenes deben ser registradas en el sistema de gestión establecido (EVA 2).
• Las modificaciones o cancelaciones de órdenes deben justificarse y ser aprobadas por la autoridad correspondiente.
• El procedimiento será auditado periódicamente para verificar su cumplimiento y detectar oportunidades de mejora.

Proceso de registro de órdenes

Ingreso al sistema

• Abrir un navegador web (preferiblemente Google Chrome o Microsoft Edge).
• Ingresar la dirección del sistema EVA2 http://172.18.120.120:8092/Login
• Escribir usuario y contraseña asignados.
• Hacer clic en “Ingresar al sistema”.

Registro de Órdenes de compra

• En el menú principal (lado izquierdo), hacer clic en “Registro de órdenes”.
• Se abrirá la pantalla de registro con información precargada como estación y período actual.
• Seleccionar el tipo de orden:
  • CATÁLOGO: productos predefinidos con cantidades máximas permitidas.
  • NO CATÁLOGO: productos especiales no incluidos en el catálogo.

Ingreso de productos y cantidades (Catalogado)

• Seleccionar productos del listado.
• Hacer clic en “Editar” en el producto deseado.
• Ingresar la cantidad a solicitar para Pista o Tienda.
• Confirmar con el botón de confirmación o cancelar si es necesario. Verificar columnas:
• Ant. Pist/Tien: cantidad ordenada el período anterior.
• Mes Pist/Tien: cantidad ya ordenada en el período actual.

Ingreso de productos y cantidades (No Catalogado)

• Ingresar manualmente la descripción del producto y precio referencial.
• Hacer clic en “Editar”, ingresar cantidades para Pista/Tienda, y confirmar.

Finalización de Orden

• Revisar todos los productos y cantidades.
• Hacer clic en uno de los siguientes botones:
  • “Someter orden”: guarda y envía la orden para aprobación.
  • “Anular orden”: borra todo el contenido registrado.
  • “Salir”: cierra la pantalla. Si no se somete la orden, los productos ingresados se mantienen en la próxima sesión.

Consulta de Órdenes

• Ir al menú Consultas > Consulta de órdenes.
• Seleccionar el período y estado (Pendientes, Aprobadas o Todos).
• Filtrar por estación (si aplica).
• Usar el botón “Actualizar” si se realiza una búsqueda por palabra clave.
• Verificar si la orden fue aprobada (columna “Aprob.”).
• Hacer clic en el botón de visualización para revisar detalles de la orden.

Recepción de productos

• Ir a Transacciones > Recepción de productos.
• Seleccionar el período y estación correspondiente.
• Localizar la PO (orden de compra) a recibir.
• Hacer clic en “Recibir” para abrir la lista de productos.

• Para cada producto, seleccionar una de las siguientes opciones:
  • RECIBIDO: se marca como recibido completamente.
  • INCOMPLETO/MAL ESTADO: se ingresa cantidad recibida y se justifica en observaciones.
  • Sin acción: se omite el producto (no recomendado).
• Finalizar haciendo clic en “Recibir productos”.

Observaciones

A partir de la emisión del presente procedimiento, se deja constancia de que los pedidos generados de forma incorrecta quedan fuera del alcance de este proceso. En caso de requerir un pedido adicional, este deberá estar debidamente justificado (por ejemplo: incremento excepcional de la demanda) y contar con la aprobación previa de la Gerencia de Operaciones.