Recepción de mercadería

El presente procedimiento establece las directrices operativas y administrativas para la recepción de facturas y productos provenientes de proveedores en las Estaciones de Servicio de ATIMASA. Su propósito es garantizar un proceso ordenado, transparente y estandarizado que permita verificar la validez tributaria de los documentos, la calidad de los productos recibidos y el cumplimiento de los estándares internos de control.

Este documento proporciona a Gerentes de Estación, Soportes y personal autorizado una guía clara para ejecutar correctamente la recepción, desde la validación tributaria y revisión física del producto, hasta el registro mediante dispositivos PDA y la gestión de novedades con las áreas correspondientes.

Objetivo

Este procedimiento busca asegurar la verificación adecuada de la información tributaria, la calidad de los productos entregados y el cumplimiento de los controles internos que permiten mantener la integridad y transparencia de las operaciones comerciales.

Alcance

Este procedimiento aplica a todas las Estaciones de Servicio operadas por ATIMASA y es de cumplimiento obligatorio para todo el personal involucrado en la recepción de facturas y productos.

Comprende la validación documental, la verificación física del producto, el registro a través del dispositivo PDA, la administración de horarios de recepción y el reporte de novedades al personal autorizado.

Vigencia

El presente procedimiento entra en vigencia a partir de la fecha de su aprobación y permanecerá activo hasta que sea modificado formalmente por la Gerencia correspondiente.

Cualquier actualización deberá ser documentada y comunicada de acuerdo con el programa de revisión de documentos de la organización.

Responsabilidades

Gerencia de Operaciones

• Comunicar el procedimiento y sus modificaciones a todos los niveles de la organización.

Jefe de Operaciones

• Asegurar que su personal esté debidamente capacitado en la recepción de productos y facturas.
• Supervisar la correcta ejecución de los controles establecidos.
• Reportar cualquier desviación o problema en el proceso.
• Colaborar en la mejora continua mediante retroalimentación y sugerencias operativas.

Gerente de Estación / Soportes

• Recibir y verificar los productos y facturas dentro de los horarios establecidos. • Utilizar obligatoriamente el dispositivo PDA en todo proceso de recepción. • Validar precios, productos, fechas de caducidad e información tributaria. • Firmar la recepción siguiendo los parámetros establecidos (firma, nombre en imprenta y fecha). • Reportar novedades al Category Manager o áreas correspondientes.

Personal Capacitado

• Realizar la recepción de productos únicamente bajo autorización y capacitación previa. • Aplicar correctamente el flujo operativo descrito en el procedimiento.

Condiciones Generales

• La recepción de facturas y productos deberá realizarse únicamente en los horarios establecidos por ATIMASA, sin excepciones, garantizando orden y disponibilidad del personal autorizado.
• Solo podrán recibir productos y firmar facturas los funcionarios expresamente autorizados: Gerente de Estación, Soportes de Estación y personal previamente capacitado.
• Toda recepción deberá registrarse obligatoriamente mediante el dispositivo PDA, quedando prohibido realizar recepciones manuales o fuera del sistema.
  • En las Estaciones que únicamente gestionan los rubros de lubricantes y promociones y no disponen de un equipo PDA, la recepción deberá efectuarse directamente a través del sistema SAP.
• No se aceptarán facturas con fechas de emisión correspondientes a meses anteriores, documentos caducados, datos incorrectos o información tributaria incompleta.
• La verificación de precios deberá realizarse con el PDA, permitiéndose únicamente variaciones dentro del rango de ±1%. Si algún ítem sobrepasa este parámetro, la factura y los productos asociados no podrán ser recibidos.
• Antes de aceptar cualquier entrega, se deberá confirmar que los productos recibidos coinciden con los solicitados, cuentan con fecha de caducidad adecuada y están correctamente codificados en el PDA.
• Toda factura recibida deberá ser sellada y firmada con firma legible, nombre completo en imprenta y fecha exacta de recepción.
• En caso de inconsistencias, diferencias de precios, productos no solicitados, mercadería próxima a vencerse o cualquier irregularidad, el Gerente de Estación deberá informar inmediatamente a los funcionarios correspondientes según lo descrito en el procedimiento.
• Ningún funcionario está autorizado a recibir productos que incumplan las validaciones del procedimiento, excepto cuando exista aprobación expresa de la Gerencia de Tiendas mediante correo electrónico.
• La documentación y respaldos generados durante el proceso de recepción deberán conservarse de acuerdo con las políticas internas de archivo y control.
• En caso de que la factura sea rechazada, se deberá colocar el sello de la estación, marcar la casilla correspondiente a Rechazado y registrar en el documento la leyenda: ‘Factura rechazada’ junto con la fecha. Adicionalmente, se notificará vía correo a las áreas correspondientes.

Formato de recepción

Definiciones y Abreviaturas

• Estación de Servicio (EESS): Punto operativo administrado por ATIMASA donde se realizan actividades de venta de combustibles, productos de tienda y recepción de mercadería proveniente de proveedores.
• Factura Electrónica: Documento tributario emitido digitalmente por un proveedor autorizado, el cual debe ser validado en cuanto a su autenticidad, fecha de emisión, datos fiscales y autorización.
• Factura Pre impresa: Documento físico emitido por proveedores que aún no utilizan facturación electrónica. Debe cumplir con vigencia y requisitos tributarios establecidos por el SRI.
• PDA (Hand Held): Dispositivo portátil utilizado para registrar la recepción de productos, verificar precios, validar codificación y asegurar la integración correcta de la mercadería al sistema.
• Recepción de Mercadería: Proceso mediante el cual la Estación de Servicio verifica, valida y formaliza la entrega de productos y su correspondiente factura, cumpliendo parámetros tributarios, operativos y de calidad.
• Variación de Precio ±1%: Margen permitido por el sistema PDA para diferencias mínimas entre el precio facturado y el registrado. Fuera de este rango, la recepción debe ser rechazada, la verificación es por ítem no por total de la factura.
• Fecha de Emisión Vigente: Corresponde al mes y año en curso. No se pueden recibir documentos con fecha de meses anteriores.
• Category Manager: Responsable comercial del portafolio de productos que coordina con proveedores y atiende novedades relacionadas con facturación, precios y calidad de productos.
• Gerente de Estación: Responsable directo de ejecutar, supervisar y validar la recepción de productos y facturas, así como del correcto uso del PDA y la firma de documentos.
• Soporte de Estación: Funcionario capacitado para realizar procesos operativos, entre ellos la recepción de mercadería, siempre siguiendo los lineamientos establecidos.
• Nota de Crédito: Documento emitido por el proveedor para corregir valores, cantidades o errores de facturación. Debe cumplir los mismos requisitos tributarios que una factura.
• Caducidad Extensa: Producto cuya fecha de vencimiento cumple con los parámetros mínimos definidos por ATIMASA, garantizando que no se encuentre próximo a su expiración al momento de la recepción.

Proceso de recepción de mercadería

Llegada del Proveedor

• El proveedor debe presentarse dentro de los horarios establecidos para la recepción de productos.
• Se verifica que la entrega venga acompañada de la factura autorizada.

Verificación de la Documentación

• El Gerente de Estación, Soporte o personal autorizado deberá revisar:
• Para facturas electrónicas:
  • Razón social correcta (Nombre de la Estación).
  • Dirección correspondiente a la estación.
  • RUC de ATIMASA: 0991331859001.
  • Fecha de emisión del mes en curso.
  • Número de autorización válido.
  • Número de factura legible.
  • No aceptar documentos de meses anteriores.
• Para facturas preimpresas:
  • Razón social y dirección correctas.
  • RUC correcto.
  • Fecha vigente (mes y año actual).
  • Verificación de fecha de caducidad de la factura.
  • Número de factura legible.
• Si la información tributaria presenta inconsistencias → No recibir la mercadería.

Revisión Física de los Productos

• Antes de aceptar la entrega se deberá revisar:
  • Que los productos coincidan con los solicitados por la estación.
  • Que la mercadería tenga fecha de caducidad amplia (no se aceptan productos próximos a vencerse).
  • Que la presentación, cantidad y empaque estén en buen estado.
  • Que los ítems estén correctamente codificados en el PDA.
• Si hay productos no solicitados, deteriorados o próximos a vencimiento → Rechazar la entrega.

Registro Obligatorio en el PDA

• Toda factura debe ser recepcionada utilizando el dispositivo Hand Held (PDA).
• El PDA valida precios y codificación del producto.
• No está permitido recibir mercadería de manera manual o por fuera del sistema.
• Si el proveedor no trae todos los ítems codificados → No se realiza la recepción.

Verificación de Precios

• El PDA permite una variación máxima de ±1% en precios.
• Si el precio del ítem excede este margen, el sistema no permitirá la recepción y la factura deberá ser rechazada.
• No se deben modificar ítems que ya se encuentren cuadrados correctamente.

Aprobación y Firma de la Recepción

• Los funcionarios autorizados para firmar la recepción son:
  • Gerente de Estación
  • Soportes de Estación
  • Personal debidamente capacitado
• La firma deberá incluir:
  • Firma legible
  • Nombre y apellido en letras de imprenta
  • Fecha exacta de recepción
• Sin todos estos elementos, la recepción no será válida.

Archivo y Gestión del Documento

• La factura debe ser archivada conforme a las políticas internas.
• El Gerente o Soporte deberá registrar en su control interno la recepción realizada.
• Documentos rechazados deben quedar claramente identificados.

Manejo de Novedades

• Cuando se identifique alguna irregularidad:
  • El Gerente de Estación deberá notificar inmediatamente al Category Manager correspondiente.
  • Enviar un informe detallado por correo describiendo la novedad.
  • En casos de incumplimiento por parte del proveedor, se seguirán los protocolos internos establecidos.
  • Si la factura no puede ser recibida por inconsistencias, se debe comunicar al proveedor y al área correspondiente.

Excepciones

• Solo la Gerencia de Tiendas puede autorizar excepciones al proceso.
• La autorización se realizará exclusivamente vía correo electrónico.
• No se podrá recibir mercadería que incumpla el procedimiento sin esta aprobación.

Horarios de Recepción de Productos

La recepción de productos deberá realizarse exclusivamente dentro de los días laborables y en los horarios autorizados por ATIMASA, según se detalla a continuación:

• De lunes a viernes: desde las 08:30 a.m. hasta las 17:30 p.m., sin excepciones.
• Sábados: desde las 08:30 a.m. hasta las 12:00 p.m.
• Cualquier recepción fuera de estos horarios deberá ser informada y aprobada previamente por la Gerencia de Operación.

Reporte de Novedades

Ante la detección de cualquier novedad durante el proceso de recepción de productos o facturas, el Gerente de Estación o Soporte deberá reportarla de manera inmediata a los funcionarios responsables para su análisis y seguimiento correspondiente.

• Diferencias de costo: Si durante la verificación se identifican discrepancias en los valores facturados respecto a los precios registrados en el sistema, se deberá notificar de inmediato al Analista de Costos de Tiendas, adjuntando la evidencia necesaria.
• Facturas con productos sustitutos: En caso de que la factura incluya productos sustitutos, diferentes a los solicitados o codificados, el pedido deberá ser rechazado en su totalidad, dejando constancia de la novedad y notificando al área correspondiente.