Cambio de turno

El presente procedimiento establece las directrices y pasos necesarios para realizar de manera ordenada y controlada el cambio de turno y el cierre de día en los POS de pista y tienda de las Estaciones de Servicio. Su aplicación garantiza la continuidad operativa, la transparencia en la gestión de las ventas y medios de pago, así como la protección de los activos de la compañía. Además, contribuye al fortalecimiento de los controles internos y a la excelencia en la atención al cliente.

Objetivo

Definir un proceso integral y estandarizado que permita ejecutar correctamente el cambio de turno y cierre de día en POS de pista y tienda, asegurando precisión en los registros contables, fluidez en la transición entre turnos, cumplimiento de los horarios establecidos y control efectivo de los recursos.

Alcance

Este procedimiento aplica a todas las Estaciones de Servicio operadas por ATIMASA, abarcando específicamente las actividades de cambio de turno y cierre de día en las áreas de pista y tienda. Comprende al personal operativo, supervisores y responsables de garantizar la ejecución correcta y oportuna del proceso.

Vigencia

El presente procedimiento entra en vigencia a partir de su emisión y se mantendrá en efecto hasta que sea modificado oficialmente. Toda actualización será documentada y comunicada de manera formal a las áreas involucradas, de acuerdo con el programa de revisión de documentos establecido por la organización.

Responsabilidades

• Gerencia de Operación: Comunicar este procedimiento a todos los niveles, supervisar su aplicación y gestionar modificaciones cuando sea necesario.
• Jefaturas o Gerencias de área:
  • Asegurar que el personal se encuentre capacitado en los procesos establecidos.
  • Supervisar el cumplimiento de los controles y reportar desviaciones.
  • Fomentar la mejora continua del procedimiento mediante retroalimentación.
  • Personal operativo (pista y tienda): Cumplir con los pasos definidos en el procedimiento y registrar de forma precisa las operaciones de cambio de turno y cierre de día.

Condiciones generales

• El proceso de cambio de turno y cierre de día debe realizarse en cada POS facturador, ya sea en pista o tienda.
• El sistema permitirá efectuar el cierre de día 5 minutos antes del horario establecido; de no realizarse manualmente, se ejecutará en automático.
• Costa: Cierre a las 00h00 (mínimo permitido 23h55).
• Sierra: Cierre a las 00h00 (mínimo permitido 23h55).
• Los colaboradores deberán contar su efectivo y registrar correctamente los depósitos de parciales y picos (billetes y monedas).
• Es obligatorio generar los reportes correspondientes (totales y cierre de lote en PINPAD).
• Cualquier inconveniente detectado en el proceso deberá reportarse de manera inmediata a la jefatura correspondiente.

Cambio de turno

El cambio de turno es el procedimiento mediante el cual un grupo de colaboradores finaliza su jornada laboral y da inicio al periodo siguiente. Durante este proceso, se realiza la conciliación de las ventas y de los medios de pago registrados por cada vendedor, garantizando una transición ordenada, transparente y precisa entre los turnos de trabajo.

Cierre de día

El cierre de día corresponde al procedimiento que marca la finalización de la jornada operativa en pista y tienda. Su correcta ejecución asegura la consolidación de las transacciones realizadas y el cumplimiento de los horarios establecidos para cada región.

Cambio de día y Cierre de turno

• El procedimiento debe ejecutarse en cada POS facturador, tanto en pista como en tienda.
• Con la implementación de cierres independientes, se deberán considerar los siguientes pasos para la correcta gestión del cambio de turno y cierre de día:
  • Ingresar a la ventana principal del sistema PRIMAX PUMP.
  • Contar el efectivo disponible y registrar los depósitos parciales correspondientes:
    • Billetes de USD 100.
    • Monedas de USD 50.
  • Registro de picos de billetes o monedas según corresponda.
• Seleccionar la opción PINPAD.
• En el menú desplegado, elegir REPORTE DE TOTALES para imprimir el detalle de los cobros realizados con tarjetas bancarias.
• Al ejecutar el cierre de día, realizar también el CIERRE DE LOTE.
• Una vez impreso el reporte PINPAD, seleccionar la opción CAMBIO DE TURNO en cada POS facturador y confirmar la operación.
• Para el cierre de jornada, dar clic en CIERRE DE DÍA y aceptar.

Nota: El sistema permite realizar el cierre de día hasta 5 minutos antes del horario establecido. En caso de no ejecutarse manualmente, el cierre se efectuará de manera automática en el horario configurado.