Gestión de siniestros

La gestión oportuna de siniestros y novedades es fundamental para proteger los activos de ATIMASA y asegurar el adecuado control de riesgos operativos y financieros en las Estaciones de Servicio.

Todo evento que afecte efectivo, inventarios, combustibles o activos fijos debe ser reportado de manera inmediata y documentado conforme a lineamientos establecidos, garantizando trazabilidad, transparencia y cumplimiento de las políticas internas y disposiciones de seguro.

Objetivo

Establecer los lineamientos para la gestión, reporte y control oportuno de siniestros y novedades que afecten los activos de ATIMASA, con el fin de garantizar la protección patrimonial, la correcta determinación de responsabilidades y el adecuado soporte para la gestión administrativa y de seguros.

Alcance

El presente procedimiento aplica a todas las Estaciones de Servicio y áreas administrativas de ATIMASA, e incluye cualquier evento que afecte efectivo, combustibles, inventarios, activos fijos, u otros bienes de la empresa.

Es de cumplimiento obligatorio para Gerentes de Estación, Soportes Administrativos y Operativos, Jefes de Operación y demás áreas involucradas en la gestión y control de novedades.

Vigencia

El presente procedimiento entrará en vigencia a partir de su fecha de aprobación y será de cumplimiento obligatorio en todas las Estaciones de Servicio operadas por ATIMASA. Permanecerá vigente hasta que se emita una nueva versión debidamente aprobada por la Gerencia de Operación Directa y la Gerencia Administrativa.

Responsabilidades

Gerencia de Operación Directa

• Aprobar y difundir el presente procedimiento.
• Garantizar su correcta implementación en todas las Estaciones de Servicio.
• Disponer las acciones correctivas en caso de incumplimientos.

Jefes de Operación

• Recibir y dar seguimiento inmediato a los reportes de siniestros y novedades.
• Coordinar las acciones correctivas necesarias.
• Autorizar ajustes cuando corresponda según el tipo de afectación.
• Supervisar su cumplimiento en las Estaciones de Servicio.

Gerentes o Soporte Operativo de Estación

• Reportar de forma inmediata cualquier siniestro o novedad.
• Formalizar el reporte por correo electrónico dentro del plazo máximo establecido.
• Levantar y remitir la documentación de respaldo correspondiente.
• Garantizar la veracidad de la información reportada.

Promotores Pista/Tienda

• Informar de inmediato al Gerente de Estación sobre cualquier evento detectado.

Analista de siniestros

• Validar la documentación recibida.
• Gestionar los trámites correspondientes ante aseguradoras, cuando aplique.
• Emitir observaciones y recomendaciones de mejora.

Condiciones Generales

• Todo siniestro o novedad que afecte los activos de la empresa deberá ser reportado de manera inmediata al Jefe de Operaciones y formalizado a la Analista de Siniestros por correo electrónico en un plazo máximo de 24 horas.
• Ningún evento podrá ser gestionado de manera informal ni resuelto mediante acuerdos verbales con terceros sin la debida autorización de la Gerencia correspondiente.
• El reporte deberá estar respaldado con la documentación obligatoria según el tipo de evento (formato de novedades digital, arqueos, inventarios, denuncias, fotografías, videos u otros soportes).
• La omisión, retraso o alteración de información en el reporte será considerada incumplimiento del procedimiento y podrá generar observaciones administrativas.
• La aprobación de ajustes por faltantes de efectivo o inventarios deberá realizarse únicamente por las autoridades designadas, conforme a los lineamientos internos.
• Toda la información relacionada con siniestros deberá conservarse en formato digital para fines de auditoría, control interno y gestión de seguros.

Definiciones

• Siniestro: Evento fortuito o intencional que ocasiona pérdida, daño o afectación a los activos de la empresa.
• Novedad: Situación irregular o evento no habitual que pueda generar impacto operativo, financiero o patrimonial.
• Robo: Sustracción de bienes o dinero mediante el uso de fuerza o intimidación por parte de terceros.
• Hurto: Apropiación indebida de bienes o dinero sin el uso de violencia, generalmente atribuible a personal interno.
• Permisible de Efectivo: Monto máximo autorizado que puede mantener un colaborador en su poder durante su turno, conforme a las políticas de manejo de efectivo.
• Activos: Bienes propiedad de la empresa, incluyendo efectivo, combustibles, inventarios, activos fijos, vales, vouchers y demás recursos económicos.

Abreviaturas

• EDS: Estación de Servicio.
• SIGES: Sistema Informático de Gestión de Estaciones de Servicio.
• POS: Punto de Venta utilizado para la facturación y registro de ventas en las Estaciones de Servicio.
• GOD: Gerencia de Operación Directa
• JO: Jefe de Operaciones

Reporte de novedades

En caso de presentarse eventos que afecten o puedan afectar los activos de la empresa, el Gerente o Encargado de la Estación de Servicio deberá proceder de la siguiente manera:

1. Informar de forma inmediata vía telefónica al Jefe de Operaciones sobre el evento ocurrido.
2. Formalizar el reporte mediante correo electrónico dentro de un plazo máximo de 24 horas, adjuntando el Formato de Reporte de Novedades con el nombre y número de cédula del Gerente o Encargado de la Estación.
3. El reporte deberá enviarse a las siguientes áreas:

• Gerencia de Operación Directa
• Jefe de Administración
• Jefe de Inventario
• Jefe de Operaciones
• Analista de Siniestros y Seguros
• Analista de cierre de caja
• Analista de inventarios
• Supervisor de Administración
• Área de Seguridad o Control Interno (cuando corresponda)
• Departamento de Ingeniería
• Servicio al cliente (cuando corresponda)

4. El reporte deberá incluir una descripción clara del evento ocurrido, indicando fecha, hora, lugar, personas involucradas y el detalle de los bienes o valores afectados.
5. Se deberán adjuntar los documentos de respaldo que permitan evidenciar el evento reportado, tales como:

• Actas o reportes
• Arqueos de caja (cuando aplique)
• Inventarios físicos
• Fotografías o videos
• Denuncias realizadas ante autoridades competentes

6. La Estación de Servicio deberá conservar copia de toda la documentación enviada para fines de auditoría y seguimiento del caso.

Robo de dinero en pista

El robo de dinero en pista corresponde a la sustracción de efectivo mediante el uso de fuerza o intimidación por parte de terceros.

En caso de presentarse este evento, se deberá proceder de la siguiente manera:

1. Informar inmediatamente vía telefónica al Jefe de Operaciones.
2. Notificar el evento mediante correo electrónico a las áreas correspondientes dentro del plazo máximo de 24 horas.
3. Adjuntar el Formato de Reporte de Novedades debidamente identificado quien lo redacta.
4. Incluir los soportes correspondientes como acta de novedades, arqueo de caja, fotografías, videos y denuncia ante las autoridades competentes.

Montos de efectivo fuera del permisible

Cuando un colaborador mantenga en su poder montos superiores al permisible establecido por la empresa y ocurra un robo, el hecho deberá ser reportado conforme al presente procedimiento. En estos casos:

1. El evento deberá ser reportado inmediatamente al Jefe de Operaciones.
2. Se realizará el levantamiento del reporte de novedades correspondiente.
3. El colaborador podrá ser sujeto a medidas administrativas por incumplimiento de las políticas de manejo de efectivo.

Hurto de dinero

El hurto de dinero corresponde a la apropiación indebida de efectivo por parte de empleados de la empresa. Cuando se detecte un faltante de dinero durante el proceso de conteo o envío de valores se deberá:

1. Verificar el dinero contado durante el proceso de envío de valores.
2. Registrar el faltante identificado en el documento de control correspondiente (acumulado de efectivo).
3. Firmar el registro por las personas que participaron en el proceso de conteo.
4. Informar de inmediato al Jefe de Operaciones.
5. Enviar el reporte de novedades y los soportes correspondientes por correo electrónico.

Robo de productos de inventario

En caso de detectarse el robo de productos de tienda, lubricantes u otros artículos inventariados, se deberá proceder de la siguiente manera:

1. Informar inmediatamente al Jefe de Operaciones.
2. Enviar el reporte de novedades mediante correo electrónico a las áreas correspondientes.
3. Realizar un inventario físico para determinar el faltante de productos.
4. Adjuntar los respaldos que evidencien la novedad reportada.
5. Presentar la denuncia ante las autoridades competentes cuando corresponda.

Daños a activos fijos

Cuando se produzcan daños a activos fijos de la empresa ocasionados por terceros o por cualquier evento, se deberá:

1. Informar inmediatamente al Jefe de Operaciones.
2. Levantar el reporte de novedades correspondiente.
3. Obtener los datos de la persona responsable del daño, cuando sea posible.
4. Notificar a las autoridades competentes si el caso lo requiere.
5. No realizar acuerdos económicos con terceros sin autorización de la Gerencia.

Otros siniestros

Para cualquier otro evento que afecte o deteriore los activos de la empresa, se deberá:

1. Informar inmediatamente al Jefe de Operaciones.
2. Levantar el reporte de novedades correspondiente.
3. Enviar el reporte y los soportes documentales a las áreas involucradas dentro del plazo máximo establecido.

Envío de la información y notificación

• Todo siniestro o novedad que afecte los activos de la empresa deberá ser comunicado de manera inmediata vía telefónica al Jefe de Operaciones al momento de ocurrido el evento.
• Posteriormente, el Gerente o Encargado de la Estación deberá formalizar el reporte mediante correo electrónico en un plazo máximo de 24 horas, utilizando el Formato de Reporte de Novedades con el nombre y número de cédula del Gerente o Encargado de la Estación.
• El reporte deberá enviarse a las áreas y responsables establecidos en el presente procedimiento, adjuntando los documentos de respaldo que evidencien el evento reportado.
• Los soportes documentales requeridos deberán remitirse dentro del mismo plazo máximo de 24 horas posteriores al evento, con el fin de garantizar el seguimiento oportuno del caso y la correcta gestión administrativa y de seguros.
• Toda la documentación deberá enviarse en formato digital, y la Estación de Servicio deberá conservar copia de los archivos remitidos para fines de control interno, auditoría y seguimiento.

Documentación a enviar

Para el reporte y seguimiento de los siniestros o novedades, la Estación de Servicio deberá remitir los siguientes documentos de respaldo en formato digital:

1. Formato de Reporte de Novedades debidamente llenado por el responsable de la estación. (Aplica para todos los casos).
2. Formato de arqueo de caja firmado por el vendedor y por el responsable del arqueo, cuando la novedad corresponda a faltantes o pérdidas de efectivo.
3. Inventarios físicos o reportes de control, cuando el evento esté relacionado con faltantes o robos de productos inventariados.
4. Denuncia presentada ante las autoridades competentes, cuando la naturaleza del evento lo requiera, (denuncia en línea).
5. Evidencia fotográfica o videos del evento reportado, cuando se disponga de estos registros.

Toda la documentación deberá enviarse por correo electrónico a las áreas responsables indicadas en el presente procedimiento y mantenerse archivada en formato digital para fines de control interno, auditoría y seguimiento.

Funcionarios a reportar los siniestros

Conforme a las novedades que se presenten, se deberá reportar a los siguientes funcionarios: